Stel dat u of uw klant een werknemer ten minste 25 jaar of 40 jaar in dienst heeft. De werknemer ontvangt een diensttijduitkering ter gelegenheid van zijn jubileum. Weet u wat de gevolgen voor de loonheffingen zijn? In deze handreiking leest u daar meer over.
Als een diensttijduitkering aan alle voorwaarden voldoet, is de diensttijdvrijstelling van toepassing. De diensttijduitkering hoort dan niet tot het loon van de werknemer en is onbelast.
De voorwaarden voor de diensttijdvrijstelling zijn:
De werknemer is ten minste 25 jaar of 40 jaar in dienst.
De diensttijduitkering of -verstrekking is eenmalig.
De diensttijduitkering of -verstrekking is maximaal het loon over een maand.
1. Dienstjaren
De diensttijdvrijstelling geldt als de werknemer tenminste 25 jaar in dienst is en nogmaals als de werknemer minstens 40 jaar in dienst is.
De grens van 25 of 40 jaar is zeer strikt. Als één dag ontbreekt, geldt de diensttijdvrijstelling niet. Begint de dienstbetrekking van een werknemer bijvoorbeeld op 2 januari 1979 en eindigt hij per 31 december 2018, dan is de periode van 40 jaar niet volgemaakt.
Onderbroken dienstverband
Voor de diensttijdvrijstelling geldt niet alleen de duur van het laatste dienstverband. De diensttijd van eerdere dienstverbanden bij dezelfde werkgever tellen ook mee. Belangrijk is dat de werknemer loon heeft ontvangen voor de verrichte arbeid. De perioden waarin het dienstverband onderbroken is, tellen niet mee.
Uitzendkracht die in dienst komt
Bij de diensttijd gaat het om de periode waarin een werknemer in dienstbetrekking is bij dezelfde werkgever. Heeft een werknemer eerst als uitzendkracht bij de werkgever gewerkt, dan tellen deze jaren niet mee.
Diensttijd bij andere werkgever
In bepaalde gevallen mag u de diensttijd bij een andere werkgever wel meetellen. Voorbeelden hiervan zijn:
De werknemer is bij een andere werkgever in dienst getreden vanwege een overgang van onderneming. Feitelijk werkt hij nog steeds voor dezelfde onderneming.
Tussen de werkgevers bestaat een zodanige verhouding dat het normaal is om die diensttijd mee te tellen. Bijvoorbeeld als de werkgevers deel uitmaken van hetzelfde concern.
2. Eenmalig
De diensttijdvrijstelling geldt één keer bij een 25-jarig dienstverband en één keer bij een 40-jarig dienstverband. Als de vrijstelling bij een 25-jarig dienstverband nog niet is gebruikt mag u bij een 40-jarig dienstverband de vrijstelling 2 keer toepassen.
3. Loon over een maand
De maximale diensttijdvrijstelling is het fiscale loon over een maand dat een werknemer ontvangt op het moment van uitbetalen van de diensttijduitkering. Dit is het loon uit kolom 14 van de loonstaat. Zowel loon uit tegenwoordige dienstbetrekking als loon uit vroegere dienstbetrekking tellen mee.
U houdt geen rekening met:
bijzondere beloningen die niet vast en gegarandeerd zijn, zoals tantièmes
aanspraken die tot het loon behoren
keuzeloon (cafetariaregeling)
Bij het fiscale loon over een maand telt u het maandbedrag op van:
het werknemersaandeel in de pensioenpremie
de werknemersbijdrage voor aanspraken die overeenkomen met aanspraken op WW-, ZW-, WAZO- en WAO/WIA-uitkeringen
de werknemersbijdrage voor aanspraken op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit door een ongeval
bedragen die worden ingehouden in plaats van de hierboven genoemde premies en bijdragen
de werknemersbijdrage in de levensloopregeling
Bij het berekende bedrag telt u bovendien op:
1/12 van de vakantiebijslag
1/12 van het jaarbedrag van vaste gegarandeerde bijzondere beloningen
U mag geen rekening houden met loon dat de werknemer van een andere inhoudingsplichtige ontvangt.
Deeltijd
Is de werknemer minder gaan werken maar is de hoogte van de diensttijduitkering een voltijd maandloon? Dan gaat u voor de berekening van de diensttijdvrijstelling toch uit van het deeltijdloon.
Uitkering in geld of goederen
Een werkgever mag een diensttijduitkering verstrekken in zowel ‘loon in geld’ als ‘loon in natura’, zolang de totale waarde niet meer is dan een maandloon. Als u aan bovenstaande 3 voorwaarden voldoet, geldt de diensttijdvrijstelling. Het bedrag boven het maandloon is loon voor de werknemer. De werkgever mag dit bedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling.
Niet voldaan aan de voorwaarden
De diensttijduitkering is loon voor de werknemer als u niet voldoet aan alle voorwaarden. U kunt de uitkering aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. De diensttijduitkering moet dan aan de gebruikelijkheidstoets voldoen. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Meer over de gebruikelijkheidstoets leest u in hoofdstuk 4.2 Handboek Loonheffingen.
Voorbeeld
De werknemer is 12,5 jaar in dienst en ontvangt een diensttijduitkering van € 1.500. Dit is een half maandsalaris. De werkgever wil dit onbelast uitkeren aan de werknemer. Wat moet u doen?
Bij een diensttijd van 12,5 jaar is de diensttijdvrijstelling niet van toepassing. U controleert of de diensttijduitkering voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. De werknemer ontvangt naast de diensttijduitkering geen andere vergoedingen en verstrekkingen. De werkgever kan de diensttijduitkering daarom aanwijzen als eindheffingsloon. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.